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Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Die Vorlage dient ausschließlich als Vorschlag und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit. Insbesondere werden mögliche unternehmensspezifische Besonderheiten hinsichtlich Branche, Organisationsstruktur, gesetzlichem Umfeld etc. möglicherweise nicht berücksichtigt. Daher ist es erforderlich, dass Sie die Vorlage an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen und gegebenenfalls fehlende Inhalte ergänzen.

Allgemeine Informationen
Diese Datenschutzerklärung, die sich ausschließlich auf Daten bezieht, die im Rahmen des Online-Bewerbungsprozesses erhoben werden, informiert Sie darüber, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen, die im Rahmen des Online-Bewerbungsprozesses verarbeitet werden.

Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts ist:
EQOM Group BV
Phoenixweg 6
9641 KS VEENDAM
Telefon: +31 598 690453
Handelsregisternummer: 81393989
Datenschutzbeauftragter: Chief Security Information Officer

Personenbezogene Daten, die im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhoben werden
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dazu gehören beispielsweise Angaben wie Ihr Name, Ihre Anschrift, Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum, aber auch Daten zu Ihrem beruflichen Werdegang, anhand derer eine Person mit vertretbarem Aufwand identifiziert werden kann. Informationen, die nicht direkt oder indirekt Ihrer tatsächlichen Identität zugeordnet werden können, gelten hingegen nicht als personenbezogene Daten.

Grundlagen und Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten aus Bewerbungsunterlagen und während des Bewerbungsprozesses
Wenn Sie sich elektronisch bei uns bewerben – also per E-Mail oder über unser Online-Formular – erheben und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens und der Vorbereitung eines Vertragsverhältnisses.
Mit dem Absenden Ihrer Bewerbung über unsere Recruiting-Website bekunden Sie Ihr Interesse an einer Tätigkeit bei uns. In diesem Zusammenhang übermitteln Sie personenbezogene Daten, die wir ausschließlich für die Durchführung Ihrer Stellensuche bzw. Ihres Bewerbungsverfahrens verwenden und speichern.
Dabei werden insbesondere folgende Daten erhoben:
  • Name (Vor- und Nachname)
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer
  • LinkedIn-Profil (optional)
  • Kanal, über den Sie auf uns aufmerksam geworden sind
Darüber hinaus können Sie aussagekräftige Unterlagen wie Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse hochladen. Diese können zusätzliche personenbezogene Daten wie Geburtsdatum, Adresse etc. enthalten.
Zugriff auf Ihre Daten haben ausschließlich autorisierte Mitarbeitende aus dem HR-Bereich und/oder Personen, die am Bewerbungsprozess beteiligt sind.
Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich ausschließlich zum Zweck der Besetzung der Stelle gespeichert, auf die Sie sich beworben haben.
Ihre Daten werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens für einen Zeitraum von 28 Tagen gespeichert. Dies erfolgt in der Regel zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen und/oder zur Abwehr möglicher Ansprüche auf Grundlage gesetzlicher Vorschriften. Nach Ablauf dieser Frist sind wir verpflichtet, Ihre Daten zu löschen oder zu anonymisieren. Im Falle einer Anonymisierung stehen uns die Daten nur noch in Form sogenannter Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (z. B. Anteil männlicher und/oder weiblicher Bewerbungen, Anzahl der Bewerbungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums etc.).
Darüber hinaus behalten wir uns vor, Ihre Daten für einen Zeitraum von 100 Tagen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens zu speichern, um diese in unseren Talent Pool aufzunehmen und mögliche weitere für Sie interessante Stellen zu identifizieren. Dies betrifft beispielsweise Bewerbungen für Ausbildungsplätze oder Praktika. Mit der Zustimmung zu dieser Datenschutzerklärung erklären Sie sich mit der weiteren Speicherung Ihrer Daten sowie der Aufnahme in unseren Talent Pool einverstanden.
Sollten wir Ihnen im Rahmen des Bewerbungsprozesses eine Stelle anbieten und Sie diese annehmen, speichern wir die im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhobenen personenbezogenen Daten mindestens für die Dauer Ihres Beschäftigungsverhältnisses.

Weitergabe von Daten an Dritte
Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden mittels TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von Personio GmbH betrieben, die eine Softwarelösung für Personal- und Bewerbermanagement bereitstellt (https://www.personio.com/legal-notice/).
Personio verarbeitet die Daten in diesem Zusammenhang als Auftragsverarbeiter gemäß Artikel 28 DSGVO. Grundlage hierfür ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als Verantwortlichem und Personio.

Rechte betroffener Personen
Wenn wir als Verantwortlicher personenbezogene Daten verarbeiten, stehen Ihnen als betroffener Person – abhängig von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung – die Rechte aus Kapitel III der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu. Dazu gehören insbesondere:
  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Sofern die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie außerdem das Recht, diese Einwilligung jederzeit gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO zu widerrufen.
Zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte im Zusammenhang mit den im Rahmen dieses Online-Bewerbungsprozesses verarbeiteten Daten wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe Punkt 2).
Schlussbestimmungen
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, um sicherzustellen, dass sie stets den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entspricht oder Änderungen im Bewerbungsprozess oder anderen Abläufen berücksichtigt. Für Ihren erneuten Besuch dieser Recruiting-Website oder eine spätere Bewerbung gilt dann die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung.
Ergänzend zu dieser Datenschutzerklärung beachten Sie bitte auch unsere allgemeine Datenschutzerklärung unter [Link zur eigenen Datenschutzerklärung].

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite

Allgemeines

Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DSGVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: privacy@personio.com

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)

Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle („Error-Logs“)

Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Einsatz von Cookies

Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.

Betroffenenrechte

Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe Ziffer B.).

Abschließende Bestimmungen

Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.